Trasferimento degli uffici e/o della sede centrale all'estero
Cosa comporta il trasferimento della tua attività? In genere, consiste nello spostare la sede centrale all'estero. Un'azienda deve avere una sede, ovvero un indirizzo legale, postale, fiscale e amministrativo. Questo indirizzo determina la giurisdizione in cui opera l'azienda e le leggi applicabili. La sede può essere un ufficio fisico, la tua casa o una casella di posta elettronica in un ufficio condiviso, a seconda dello status legale e delle leggi locali. Le aziende spesso si trasferiscono all'estero per motivi fiscali, vantaggi legali, vicinanza ai mercati o posizionamento del marchio.
Possono esserci più indirizzi: uno per la sede centrale e un altro per le attività commerciali. Un'azienda ha un'unica sede centrale ma può avere diverse sedi di attività. Non confondere le due cose quando ti trasferisci all'estero. Il trasferimento potrebbe riguardare solo l'indirizzo di un'attività commerciale e non della sede centrale.
Trasferimento della sede legale all'estero
Il trasferimento della sede legale all'estero implica un cambio di nazionalità: la tua azienda sarà soggetta alla legislazione del Paese di espatrio. La procedura varia a seconda del tuo status giuridico. Il trasferimento della sede legale all'estero comporta lo scioglimento della società anche se, durante la costituzione di una nuova società all'estero, questa manterrà il suo status giuridico. È meglio optare per uno status giuridico simile a quello che avevi. A livello pratico, è bene redigere un progetto di trasferimento: prestiti da rimborsare, tasse da pagare, delibera di trasferimento e modifica dello statuto (a seconda della forma giuridica), ecc. Tieni presente che l'Unione Europea (UE) ha armonizzato la legislazione per consentire agli imprenditori di uno Stato membro di svolgere le proprie attività in un altro Stato membro (principio della libertà di stabilimento).
Trasferimento degli uffici all'estero
Il trasferimento fisico di una società è tanto complesso quanto quello della sua sede legale, tenendo a mente che le regole sono più semplici per le aziende europee che si stabiliscono in un altro Paese dell'UE. Il trasferimento fisico non consiste semplicemente nel trasferire i locali all'estero (procedura già di per sé complessa), ma riguarda l'espatrio o meno dei dipendenti, il trasporto dei dati sensibili e delle attrezzature, la gestione dei clienti e dei collaboratori, il monitoraggio dei contratti e della corrispondenza in corso, la gestione delle formalità doganali, la riduzione del fatturato durante la fase di trasferimento e così via. Ecco perché è fondamentale rivolgersi ad agenzie specializzate in traslochi aziendali.
Cambio di sede
Spetta a te rescindere l'attuale contratto di locazione e sottoscriverne uno nuovo nella città di espatrio. Assicurati che l'azienda soddisfi i criteri per la costituzione nella forma giuridica che hai scelto. Rivolgiti a un professionista che ti aiuti a sbrigare tutte le formalità.
Rescindere abbonamenti e contratti
Disdici gli abbonamenti alla telefonia mobile e/o fissa e a Internet. Lo stesso vale per i contratti di elettricità, acqua e gas. Non dimenticare gli altri contratti in essere (servizio di pulizia, servizi vari). A seconda della tua attività, potresti aver bisogno di mantenere alcuni abbonamenti, come quello alle testate giornalistiche. Convertire l'abbonamento cartaceo in uno online potrebbe evitare costi aggiuntivi e ritardi nelle consegne.
Imballaggio e trasporto dei beni aziendali
Per evitare perdite, danni o rotture, redigi un inventario meticoloso di tutti i beni aziendali. Cerca i contratti corrispondenti ai vari beni (soprattutto attrezzature informatiche, macchinari, ecc.) e conservali in un luogo sicuro. Fanne una copia in formato elettronico. Stila un elenco facilmente comprensibile a tutti. Ad esempio: materiale informatico / materiale elettronico / materiale fragile / mobilia / oggetti fragili / abbigliamento da cantiere / materiale da lavoro, ecc. Nomina delle persone responsabili per ogni reparto e per il coordinamento del trasloco. Avvaliti di un esperto in traslochi internazionali, indicando agli addetti ai lavori quali sono gli oggetti fragili o sensibili. Scatole e imballaggi devono essere adatti alla merce da trasportare e va prestata particolare attenzione agli oggetti pesanti (macchinari, attrezzature ingombranti).
Costi del trasloco all'estero
Il trasferimento di un'azienda all'estero è costoso. Organizzati per tempo, così da valutare ciò che va spedito e quello può essere venduto o acquistato in loco. Fare un inventario ti aiuterà a studiare le diverse opzioni. Vale la pena portare tutte le scrivanie e gli scaffali? Il boom dell'usato interessa anche le aziende. Sempre più imprese che si trasferiscono collaborano con ditte che recuperano, restaurano e rivendono mobili da ufficio usati. Optare per questa soluzione potrebbe essere più vantaggioso (meno costi di trasporto e di installazione nella nuova sede).
Trasferire i dipendenti all'estero
Il trasferimento dell'ufficio non riguarda solo le attrezzature ma anche i dipendenti. Verranno con te all'estero? In linea di massima, dipende dal contratto in essere e dalla nazione in cui l'azienda si trasferisce. Se il contratto prevede una clausola di mobilità, il dipendente verrà trasferito all'estero assieme all'azienda, senza che il primo abbia potere decisionale. Spetta al datore di lavoro redigere una clausola di mobilità chiara: prevede uno spostamento su territorio nazionale e internazionale? Specifica l'area del possibile trasferimento? Una clausola poco chiara può essere considerata iniqua dai tribunali del Paese di partenza. In assenza di una clausola di mobilità, il trasferimento deve essere subordinato al consenso del dipendente. I dipendenti non possono essere costretti a seguire l'azienda all'estero. Se decidessero di non partire, potrebbero essere licenziati per motivi economici.
Comunicazione con i clienti/collaboratori
Una comunicazione efficace è cruciale per non perdere i collaboratori. Il trasferimento comporterà l'impossibilità di rispettare determinate scadenze? Informa e rassicura i tuoi clienti. Il trasferimento di un'azienda all'estero può preoccupare: i tuoi servizi saranno sempre gli stessi? Sarai raggiungibile come prima? La qualità del rapporto commerciale sarà mantenuta? Anche in questo caso, contatta un responsabile della comunicazione o rivolgiti a un'agenzia specializzata. Non si tratta solo di preservare l'immagine del tuo marchio, ma anche di rilanciarla. Costruisci una narrazione attorno al tuo trasferimento e cogli l'occasione per rafforzare i legami con fornitori, partner e clienti.
L'importanza di un supporto professionale
Il trasferimento di un'azienda non può essere improvvisato. Rivolgiti a un legale esperto in trasferimenti internazionali per evitare spiacevoli sorprese. Confronta i preventivi delle aziende di traslochi internazionali e opta per quello più adatto alla tua situazione. Alcune società di traslochi, ad esempio, garantiscono lo stoccaggio della merce mentre trovi una sede idonea nel Paese ospitante.
Non minimizzare l'impatto umano di un simile progetto. Anche se i contratti con i tuoi dipendenti prevedono una clausola di mobilità internazionale, parlane con loro il prima possibile. Coinvolgili nel progetto. L'espatrio non riguarda solo i dipendenti, ma anche le loro famiglie. Prepara una clausola di mobilità chiara, che preveda un'indennità adeguata. È la soluzione migliore per garantire un trasferimento di successo sia dell'azienda che del gruppo di lavoro.
