En tant qu'expatrié, s'intégrer dans un nouveau pays implique bien plus qu'une simple adaptation culturelle ; cela signifie souvent de devoir naviguer à travers les méthodes locales de gestion des tâches quotidiennes, qui peuvent varier considérablement entre les processus numériques et les méthodes traditionnelles basées sur le papier. Cet article présente les défis spécifiques auxquels les expatriés sont confrontés lorsqu'ils s'adaptent à ces systèmes, offrant des perspectives et des conseils sur la manière de tout gérer efficacement, de l'ouverture d'un compte bancaire à l'obtention de soins de santé.
À son retour en Chine en 2019, Julia tenta de payer un billet de train en présentant 100 yuans à l'agent de gare. Très surpris, celui-ci lui demanda simplement : « Avez-vous WeChat Pay ? ». Oui, Julia avait bien installé l'application sur son smartphone, mais ce qu'elle ignorait, c'est qu'elle était devenue le principal moyen de paiement en Chine. En effet, entre son départ et son retour, WeChat est devenu l'outil principal pour les transactions quotidiennes, des opérations bancaires les plus simples aux achats les plus courants. Les paiements en espèces étaient donc devenus l'exception, ce qui explique la réaction étonnée de l'agent de gare face aux billets de banque de Julia.
Le cas de Julia n'est pas isolé. De nombreux expatriés se heurtent à des méthodes de fonctionnement radicalement différentes lorsqu'ils s'installent dans un nouveau pays. Ces différences sont particulièrement marquées en ce qui concerne les démarches administratives, qu'elles soient dématérialisées ou sur papier. Ces procédures touchent des aspects essentiels de la vie quotidienne : demande de résidence, ouverture de compte bancaire, souscription d'une assurance santé, prise de rendez-vous médicaux, etc.
Quand un pays privilégie les démarches sur papier : comment s'adapter ?
Dans certains pays, la bureaucratie repose encore largement sur le papier. Les expatriés se retrouvent alors confrontés à un véritable parcours du combattant administratif, devant gérer une multitude de documents souvent rédigés dans une langue étrangère, sans disposer de traductions fiables.
L'Allemagne est souvent citée en exemple lorsqu'il s'agit de la persistance de la paperasse administrative. Les forums en ligne, comme Reddit, regorgent de discussions sur ce sujet. Si certains utilisateurs déplorent l'absence de dématérialisation dans de nombreuses démarches, d'autres, au contraire, voient dans les archives papier une garantie de sécurité et de confidentialité pour les données personnelles.
Même chose en France, où les expatriés sont souvent confrontés à une demande excessive de documents, souvent en plusieurs exemplaires et légalisés. Ces démarches administratives chronophages sont d'autant plus complexes pour ceux qui ne maîtrisent pas la langue française.
Paradoxalement, le Japon, souvent perçu comme un bastion de la technologie, conserve une administration très attachée au papier, notamment dans les domaines de l'immigration et de la santé. Cette résistance à la dématérialisation surprend nombre d'expatriés qui s'attendent à trouver un pays entièrement digitalisé. De nombreux formulaires administratifs doivent être remplis à la main et requièrent l'apposition d'un « hanko », un cachet officiel remplaçant la signature.
Ce mélange de modernité et de tradition a surpris Ivan, installé au Japon dans le cadre d'un programme étudiant. « J'ai rapidement découvert le Japon high-tech avec ses nombreux konbini et ses robots dernier cri. Mais lorsque j'ai dû m'occuper de ma demande de visa étudiant, j'ai été surpris de me retrouver plongé dans une administration très traditionnelle, avec des montagnes de papiers à remplir. Loin de l'image numérique que je m'étais faite du pays, j'ai réalisé que le Japon avait encore quelques secrets à me révéler. »
L'Inde, bien qu'elle soit engagée dans une profonde transformation numérique, reste très attachée aux démarches administratives sur papier, notamment pour les demandes liées à l'immigration, à la propriété immobilière ou aux services bancaires. Les expatriés, confrontés à cette dualité, doivent souvent jongler entre le monde numérique et la bureaucratie traditionnelle, où les documents papier sont omniprésents. Le volume de documents nécessaire, souvent à la fois en version numérique et papier, peut rapidement décourager.
Comment gérer une grande quantité de documents dans un pays étranger et dans une langue que vous ne comprenez pas ?
La gestion de la paperasse d'un pays étranger dont on ne maîtrise pas la langue peut s'avérer un véritable parcours du combattant. La traduction est souvent inévitable et même si les outils numériques comme Google Traduction peuvent dépanner, il est préférable de faire appel à un professionnel pour les documents importants. En effet, une traduction de qualité ne se limite pas à une simple transposition linguistique : elle demande une compréhension approfondie des nuances culturelles et juridiques inhérentes à chaque document.
N'hésitez pas à demander l'aide des communautés d'expatriés et des forums en ligne. Ces espaces sont remplis de personnes ayant vécu les mêmes difficultés que vous et qui prendront le temps de partager leurs expériences et leurs conseils. Les groupes Facebook locaux et les forums dédiés aux expatriés sont d'excellentes ressources pour obtenir des informations pratiques et personnalisées.
Pour faciliter vos démarches, de nombreuses agences spécialisées ou des consultants indépendants proposent leurs services aux expatriés. Ces véritables guides administratifs vous accompagneront dans toutes vos formalités. Vous les trouverez facilement en ligne ou en vous renseignant auprès des forums d'expatriés.
Prenez le temps de faire des recherches ! Avant de vous lancer dans les démarches administratives, prenez le temps d'identifier précisément les documents nécessaires, leurs lieux d'obtention et les organismes compétents. N'oubliez pas de localiser les notaires les plus proches, indispensables pour les traductions notariées.
Dans certains pays, les formalités administratives peuvent prendre plus de temps que prévu. C'est là que vous devrez faire preuve de patience, mais aussi d'organisation. Il est toujours préférable de commencer vos démarches le plus tôt possible afin d'avoir suffisamment de temps pour rassembler les documents nécessaires ou si vous devez répéter certaines étapes.
Comment s'adapter dans les pays ayant adopté le tout numérique ?
Tandis que certains pays privilégient encore les démarches administratives papier, d'autres ont opté pour une dématérialisation complète. Cette transition numérique, bien qu'elle facilite souvent les démarches pour les expatriés, présente également son lot de défis. En effet, si l'approche semble plus simple à première vue, la maîtrise de la langue locale et des spécificités technologiques du pays est souvent indispensable pour utiliser les outils numériques.
Surnommée la « Silicon Valley de l'Europe », l'Estonie est un véritable eldorado du numérique. Le vote en ligne en est une parfaite illustration. Mais attention, cet engouement pour les technologies numériques implique que les expatriés doivent être prêts à adopter un mode de vie de plus en plus digitalisé, où une grande partie de leurs interactions se fait en ligne.
Elena s'est installée en Estonie avec un visa de nomade numérique, lancé en août 2020. « Lorsque j'ai déménagé en Estonie avec un visa de nomade numérique, je savais déjà un peu comment les choses fonctionnaient et j'étais contente de faire la plupart de mes papiers en ligne. Mais pour demander une carte d'identité numérique et la connecter à tous ces services gouvernementaux, j'admets que j'ai eu besoin de demander de l'aide pour tout comprendre. J'ai eu l'impression de vivre une étape distincte de mon déménagement : apprendre à connaître le pays numériquement. »
La Corée du Sud est un véritable laboratoire du numérique, où les solutions en ligne sont omniprésentes, de la billetterie aux dossiers médicaux. Si cette hyperconnectivité représente un atout indiscutable, elle peut aussi perturber les nouveaux arrivants, peu habitués à gérer autant d'informations en ligne.
Alors, comment maîtriser rapidement les démarches dématérialisées ?
Avant de partir, prenez le temps de vous familiariser avec les outils numériques utilisés pour les démarches administratives dans votre pays d'accueil. Téléchargez les applications nécessaires, créez des comptes et testez leur fonctionnement. Cette préparation vous permettra de gagner un temps précieux sur place.
Informez-vous sur les réglementations en vigueur en matière de protection des données. En Europe, le RGPD garantit la protection de vos données personnelles. Aux États-Unis et au Canada, c'est la loi CAN-SPAM qui encadre l'envoi d'e-mails publicitaires. Pour une protection optimale, utilisez toujours des réseaux sécurisés, des mots de passe forts et envisagez d'installer un VPN.
Les imprévus techniques sont inévitables, même avec les plateformes numériques les plus performantes. Que ce soit un bug ou une simple difficulté d'utilisation, il est important d'anticiper ces éventuels retards. Commencez vos démarches le plus tôt possible pour vous laisser une marge de manœuvre en cas de problème.
Comme nous l'avons appris aujourd'hui, il y a toujours des nuances à apporter aux formalités administratives à l'étranger, que ce soit sur papier ou en ligne. La clé est la préparation : plus vous en savez avant que les formalités ne soient exigées, plus vous avez de chances que l'ensemble du processus se déroule sans heurts.
Les formalités administratives à l'étranger ne sont jamais aussi simples qu'elles en ont l'air. Pour éviter les mauvaises surprises, il est crucial de se préparer en amont. En ayant une bonne connaissance des procédures en vigueur, vous gagnerez du temps et éviterez les erreurs.
