Finance operation
• Support teams in meeting deadlines for advance requests and reconciliations. • Monitor the exceptional advances report, paying particular attention to advances not settled after 30 days of issue. • Prepare transfer orders and have them approved and signed by the relevant signatories. • Maintain and manage petty cash. • Assist teams in preparing cash flow and budget. • Perform monthly bank reconciliations. • Check all financial documents, ensure their completeness and compliance with the organization's procedures and regulations. • Support the SFO in cash flow management to ensure availability of funds. • Check the accuracy of expenditures and activity budget codes. • Process invoices and payments in accordance with established procedures. • Manage stocks of office supplies and materials, and ensure regular inventory. • Define needs and ensure stock replenishment. • Support teams in the logistical organization of events such as missions, training, workshops, etc. • Ensure prospecting of suppliers for price consultation and purchase of project needs. • Prepare purchase orders for suppliers and submit them for review and approval. • Communicate vehicle schedules to the team. • Ensure file management and archiving of administrative documents. • Ensure that procedures are applied. • Contribute to the achievement of program objectives.
Finance operation
• Soutenir les équipes dans le respect des délais pour les demandes d'avances et les réconciliations.
• Surveiller le rapport des avances exceptionnelles en portant une attention particulière aux avances non réglées après 30 jours d'émission.
• Préparer des ordres de virement et les faire approuver et signer par les signataires concernés.
• Tenir et gérer la petite caisse.
• Assister les équipes à la préparation de cash-flow et du budget.
• Effectuer des rapprochements bancaires mensuels.
• Vérifier toutes les pièces financières, assurer leur exhaustivité et leur conformité aux procédures et réglementations de l'organisation.
• Appuyer le SFO dans la gestion de flux de trésorerie pour garantir la disponibilité des fonds.
• Vérifier la précision des dépenses et des codes budgétaires des activités.
• Traiter les factures et les paiements conformément aux procédures établies.
• Gérer les stocks de fournitures et matériels de bureau, et assurer un inventaire régulier.
• Définir les besoins et assurer le réapprovisionnement des stocks.
• Appuyer les équipes dans l'organisation logistique des événements tels que missions, formations, ateliers, etc.
• Assurer la prospection des fournisseurs pour la consultation de prix et l'achat des besoins du projet.
• Préparer les bons de commande pour les fournisseurs et les soumettre pour vérification et approbation.
• Communiquer à l'équipe le planning des véhicules.
• Assurer la gestion des dossiers et l'archivage des documents administratifs.
• Veiller à l'application des procédures.
• Contribuer à la réalisation des objectifs du programme.
Gestion financière, administratif et logistique
Communication efficace
Gestion de l'équipe
Esprit d'équipe
Organisation des évènements
Master en économie
French (Fluent)
English (Advanced)
