Comment créer une entreprise au Japon

Pourquoi créer une entreprise au Japon ?

Le Japon est réputé pour son écosystème dynamique de startups, soutenu par des initiatives gouvernementales telles que J-Startup. Ce programme vise à faciliter l'enregistrement et l'accès au financement pour les jeunes entreprises. De plus, des visas spécifiques sont proposés aux entrepreneurs étrangers qui souhaitent lancer leur activité au Japon.

Avant de vous lancer dans la création d'une entreprise au Japon, il faut prendre du recul et vous poser les bonnes questions. Se lancer dans l'entrepreneuriat est déjà un défi en soi et le faire au Japon ajoute une couche de complexité supplémentaire. Il est donc essentiel de bien se préparer et de cerner les enjeux spécifiques à ce marché. Commencez par réfléchir aux motivations profondes de votre projet :

• Avez-vous l'intention d'immigrer au Japon ? S'agit-il d'un projet à long terme ?
• Avez-vous déjà voyagé au Japon (court séjour) ?
• Avez-vous déjà vécu au Japon (séjour de longue durée) ? Quel était votre statut ?
• Avez-vous déjà créé une entreprise ou s'agit-il de votre premier projet ?
• Avez-vous suivi une formation à la création d'entreprise dans votre pays ? Était-ce au Japon ?
• Parlez-vous japonais ou apprenez-vous cette langue ?

Évaluez ensuite votre adéquation avec le marché japonais et le secteur d'activité visé :

• Dans quel secteur d'activité envisagez-vous de créer votre entreprise ?
• Avez-vous une expérience professionnelle dans le secteur envisagé ?
• Ce secteur exige-t-il des qualifications préalables ? En disposez-vous ?
• Ce secteur est-il compétitif ? Quels sont les atouts dont vous disposez pour vous démarquer ?
• Disposez-vous d'un capital de départ ?
• Avez-vous un réseau au Japon dans votre domaine d'activité ?
• Connaissez-vous d'autres professionnels qui ouvrent ou ont ouvert une entreprise au Japon (dans votre secteur d'activité ou non) ?

Les différents types d'entreprises au Japon

Il existe quatre principaux types d'entités commerciales légales au Japon, à savoir :

• Les sociétés par actions (Kabushiki Kaisha) ;
• Les sociétés à responsabilité limitée (Godo Kaisha/LLC) ;
• Les sociétés en nom collectif (Gomei Kaisha) ;
• Les sociétés en commandite (Goshi Kaisha).

Les entreprises étrangères privilégient généralement la création d'une Kabushiki Kaisha (KK) ou d'une Godo Kaisha (GK), la KK étant l'option la plus plébiscitée. En revanche, les Gomei Kaisha et les Goshi Kaisha sont peu convoitées, car les associés ou actionnaires de ces sociétés supportent une responsabilité illimitée quant aux dettes et obligations de l'entreprise.

Parmi les structures juridiques susmentionnées, les KK sont les plus populaires, suivies de près par les GK. Cette préférence s'explique par la responsabilité illimitée des associés ou actionnaires des sociétés en commandite (Goshi Kaisha) et des sociétés en nom collectif (Gomei Kaisha) quant aux dettes et obligations de l'entreprise.

Il existe également le concept d'entreprise individuelle (Kojin Jigyo), qui se distingue des structures ci-dessus par la responsabilité illimitée du propriétaire sur tous les aspects de l'entreprise.

Kabushiki Kaisha (sociétés par actions ou KK)

Le terme japonais « Kabushiki Kaisha », est traduit littéralement par « société par actions » et abrégé en KK.

La société KK, qui offre le niveau de flexibilité le plus élevé parmi les autres types d'entreprises, est également considérée comme la structure d'entreprise la plus prestigieuse. Contrairement à la gestion d'une société Godo Kaisha au Japon, une société par actions KK permet à un propriétaire d'entreprise de coter son entreprise en Bourse et de proposer ses actions à la vente.

Si vous aspirez à développer vos activités et à établir une solide présence internationale, la société par actions KK constitue le choix le plus évident pour les entreprises étrangères sur le marché japonais.

Les conditions à remplir pour créer une entreprise KK au Japon :

• Choisir le nom de la société au Japon ;
• Définir la mission de la société ;
• Préparer les statuts de la société en japonais ;
• Décider des besoins d'un conseil d'administration ;
• Obtenir une adresse enregistrée au Japon ;
• Nommer un directeur résident japonais.

Bien que le gouvernement japonais soutienne les entreprises étrangères, le processus peut s'avérer complexe et long.

Godo Kaisha/LLC (sociétés à responsabilité limitée)

Si vous n'êtes pas intéressé par la création d'une société cotée en Bourse, intéressez-vous à la société GK. Dans un tel cadre, vous n'avez pas besoin d'un conseil d'administration, de réunions annuelles, d'impôts supplémentaires, etc.

Voici quelques avantages d'une GK par rapport à une KK :

• Frais de constitution moins élevés ;
• Frais de maintenance moins élevés (secrétaire général) ;
• Le passif des propriétaires n'est pas lié ;
• Avantage fiscal s'il s'agit de la filiale d'une société américaine.

Pour aller plus loin, la société GK est constituée par la signature d'un statut par ses actionnaires. Chaque actionnaire peut apporter des apports en numéraire ou en nature.

L'ouverture d'un compte bancaire et la conclusion de contrats en tant qu'entité commerciale légitime sont possibles pour la société dès l'enregistrement et le traitement des statuts et du sceau de la société par le Bureau des affaires juridiques.

Les bénéfices de la société GK sont soumis à l'impôt sur les sociétés, tandis que les dividendes versés aux actionnaires sont soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques. À noter que, sur décision unanime de tous ses membres, une société GK peut être transformée en société KK.

Kojin Jigyo (entreprise individuelle ou personnelle)

Contrairement aux autres types d'entreprises mentionnés ci-dessus, la Kojin Jigyo ne constitue pas une entité juridique distincte, mais une structure d'entreprise à petite échelle qui ne permet pas de partenariat ou de propriété partagée.

Conçue principalement pour les propriétaires de petites entreprises individuelles telles que les consultants, les restaurateurs, les écrivains et les freelances, la Kojin Jigyo offre plusieurs avantages, dont la simplicité de la création et de la gestion, ainsi qu'un régime fiscal avantageux permettant de déduire les dépenses professionnelles comme le ferait une entreprise classique. En tant que propriétaire unique, vous avez la possibilité d'embaucher des employés à temps plein ou à temps partiel. Concernant la protection sociale, vous pouvez adhérer au régime national d'assurance maladie et de retraite en tant qu'entrepreneur individuel.

Toutefois, seules les personnes suivantes sont autorisées à exercer une activité en tant qu'entrepreneur individuel :

• Les titulaires d'un visa de conjoint de ressortissant japonais, d'un visa de résident de longue durée, d'un visa de résident permanent ou d'un visa de conjoint de résident permanent.
• Les titulaires d'un visa vacances-travail, sans restriction jusqu'à l'expiration du visa.
• Les titulaires d'un visa de dépendant, d'un visa d'étudiant ou d'un visa d'activités culturelles, sous réserve d'une autorisation préalable du bureau de l'immigration pour exercer d'autres activités, dans la limite de 28 heures par semaine.
• Les personnes ayant des contrats stables avec des entreprises japonaises, telles que les traducteurs indépendants, les ingénieurs en informatique, les moniteurs de sport indépendants et autres professions similaires, dès lors que l'une de ces entreprises est disposée à fournir les documents nécessaires à l'obtention ou au renouvellement d'un visa « ingénieur / spécialiste en sciences humaines » ou d'un visa « travailleur qualifié ».

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Pour créer une entreprise individuelle au Japon, il faut :

• Soumettre des notifications spécifiques au bureau des impôts dans les deux mois qui suivent le début de vos activités ;
• Remplir une déclaration fiscale une fois par an entre février et mars, pour les revenus de l'année précédente.

Vous pouvez consulter le site Web de l'Agence nationale des impôts pour obtenir de plus amples informations en anglais.

Si vos activités commerciales relèvent des catégories qui nécessitent une licence commerciale, vous devez obtenir les autorisations requises auprès des autorités japonaises. Les licences les plus courantes sont le kojin jigyou nushi (個人事業主) pour les entreprises individuelles et le formulaire d'entreprise individuelle (en japonais).

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Obligations légales pour lancer une entreprise au Japon

Il existe quatre obligations légales principales à respecter pour créer une entreprise au Japon :

Louer ou acheter des bureaux : Votre entreprise a besoin de louer ou d'acheter un bureau physique. Le bureau virtuel n'est pas accepté.

Préparer un plan d'affaires solide : présentez un plan d'affaires détaillé et bien conçu pour la création d'une entreprise au Japon. Il doit inclure une présentation claire de votre activité, vos stratégies de croissance, vos projections financières et vos plans de financement ou d'investissement. Assurez-vous que votre plan d'affaires soit concret, réaliste et conforme à la réglementation en vigueur au Japon.

Déposer le capital et trouver des financements : Pour sécuriser le capital investi dans votre entreprise, il faut procéder à l'ouverture d'un compte bancaire.

Ouverture d'un compte bancaire : Avant de pouvoir ouvrir un compte bancaire, vous devez obtenir un visa. Attention, l'ouverture d'un compte bancaire au Japon peut s'avérer difficile, car la plupart des banques n'opèrent pas en anglais.

Avant de créer une entreprise, il est indispensable de justifier l'origine du capital investi. Les documents attestant de l'apport du capital devront être fournis au cours des démarches initiales de création d'entreprise. Une fois le compte bancaire ouvert, le capital déposé et une copie ou un scan du relevé bancaire obtenus, vous pourrez enregistrer votre société auprès du Bureau des affaires juridiques en y joignant les statuts de la société.

Par ailleurs, si vous avez déjà une entreprise à l'étranger et que vous souhaitez étendre vos activités au Japon, trois options s'offrent à vous : la création d'un bureau de représentation, l'établissement d'une succursale ou la constitution d'une filiale. Attention : le bureau de représentation, contrairement aux deux autres options, n'est pas habilité à mener des activités commerciales au Japon.

Visas de travail au Japon pour les entrepreneurs

L'obtention d'un visa et d'un statut de séjour constitue une condition préalable à la création d'une entreprise au Japon. Le visa vous autorise à entrer sur le territoire japonais, tandis que le statut de séjour vous permet d'exercer l'activité professionnelle pour laquelle vous vous trouvez au Japon. Par souci de simplification, on utilise couramment des expressions telles que « visa chercheur » pour désigner un visa associé à un statut de chercheur. Dans ce cas, vous êtes autorisé à travailler au Japon en tant que chercheur uniquement, à l'exclusion de toute autre activité professionnelle (sauf si vous disposez d'un visa hautement qualifié).

Il existe deux types de visas de travail au Japon pour les entrepreneurs : le visa de chef d'entreprise et le visa de création d'entreprise.

Visa de chef d'entreprise au Japon

Le visa de chef d'entreprise (Business Manager) est destiné aux personnes qui souhaitent créer ou diriger une entreprise au Japon ou gérer une entreprise existante. Ce visa s'adresse notamment aux fondateurs, présidents, directeurs généraux, associés gérants et directeurs de succursales.

Les conditions pour obtenir un visa de chef d'entreprise :

• Disposer d'un capital d'investissement d'au moins 5 millions de yens ;
• Disposer d'un bureau physique qui ne soit pas situé sur une propriété résidentielle ;
• Préparer un plan d'affaires rédigé en japonais ;
• Posséder une expérience suffisante dans le domaine de la création d'entreprise ;
• Avoir un partenaire commercial résidant au Japon si vous vivez actuellement à l'étranger.

La durée de validité de ce visa peut être d'un, trois ou cinq ans. En règle générale, un visa d'un an est accordé lors de la création d'une entreprise, les renouvellements ultérieurs se faisant généralement par périodes d'un an. Les chances de renouvellement du visa sont conditionnées à la performance de votre entreprise.

Depuis 2023, les conditions d'obtention du visa Business Manager se sont durcies. Désormais, la création d'une nouvelle entreprise et l'exercice d'une activité professionnelle en tant que demandeur de visa nécessitent la présentation d'un plan d'affaires détaillé.

Lors de l'examen de votre dossier, on vous demandera de fournir les éléments suivants :

• Votre formation ;
• Votre expérience professionnelle ;
• Vos motivations pour créer une entreprise ;
• Un plan d'affaires détaillé ;
• Les documents justificatifs nécessaires, tels que les contrats essentiels avec des partenaires commerciaux.

Visa de création d'entreprise au Japon

Comme mentionné précédemment, la création d'une entreprise au Japon requiert l'obtention d'un statut de résident « chef d'entreprise ». Ce statut est soumis à certaines conditions, dont la possession d'un bureau physique au Japon.

Le visa de création d'entreprise constitue une solution alternative en permettant aux entrepreneurs étrangers de séjourner au Japon jusqu'à un an. Cette période leur permet de créer leur entreprise avant de remplir toutes les conditions requises pour le statut de résident « chef d'entreprise ». Durant cette période, le gouvernement local fournit un soutien essentiel aux porteurs de projet.

Introduit en 2020, ce visa s'inscrit dans une nouvelle initiative gouvernementale visant à stimuler l'innovation et à favoriser la croissance économique.

Voici une liste des municipalités qui offrent un soutien pour le « Startup Visa », accompagnée de leurs coordonnées :

• Hokkaido;
• Ville de Sendai;
• Préfecture d'Ibaraki;
• Ville de Shibuya (Tokyo);
• Ville de Yokohama;
• Ville de Hamamatsu;
• Préfecture de Gifu;
• Préfecture de Aichi;
• Préfecture de Mie;
• Préfecture d'Osaka;
• Préfecture de Kyoto;
• Préfecture de Kobe;
• Préfecture de Fukuoka;
• Préfecture d'Oita.

Visa de travail pour les indépendants au Japon

Si vous n'êtes pas salarié à temps plein pour un seul employeur, mais que vous exercez une activité indépendante pour plusieurs clients ou employeurs, il vous est possible d'obtenir un visa de travail. Cela grâce à une procédure communément appelée « auto-parrainage ».

Il est toutefois important de souligner qu'il n'existe pas de visa dénommé « visa d'auto-parrainage » en tant que tel. En réalité, les travailleurs indépendants doivent postuler pour un visa de travail classique, tel que le visa « Ingénieur / Spécialiste en sciences humaines et services internationaux » ou le visa « Professionnel hautement qualifié ».

Pour demander un visa de travail, vous devez fournir des documents spécifiques en lien avec votre activité et vos clients. Parmi les documents requis pour demander un visa de travail en tant que travailleur indépendant, en lien avec vos clients et votre activité, vous devrez fournir :

• Copies des certificats de retenue à la source pour les revenus salariaux de l'année précédente (copie du cachet de réception) ;
• Formulaire de demande fourni par le client pour que votre organisation le prépare ;
• Contrat d'entreprise entre vous et le client ;
• Les relevés de paiement du client ;
• Votre déclaration d'impôts, etc.

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Les étapes de la création d'une entreprise au Japon

La procédure de demande de visa auprès des services d'immigration japonais peut varier en fonction de votre profil, du type de visa demandé et de la nature de votre activité. Voici une liste des documents généralement requis pour la plupart des demandes de visa de travail :

• Votre business plan : raison sociale, statut juridique, secteur d'activité, nombre d'employés prévus, capital de départ, partenaires éventuels, budget prévisionnel, plan marketing, etc. ;
• Le cas échéant, le contrat de location de votre local professionnel, avec le nom de l'enseigne, son logo, etc. Si vous envisagez de travailler à domicile, vérifiez auprès de votre propriétaire que vous pouvez transformer votre logement en lieu de travail. Beaucoup ne l'autorisent pas. Dans ce cas, louez une adresse (boîte aux lettres) auprès d'une société spécialisée ;
• Un site Web;
• La preuve de l'enregistrement du nom de votre entreprise auprès de l'Institut national de la propriété industrielle de votre pays (après avoir vérifié que le nom est disponible) ;
• La preuve de l'établissement des statuts par un notaire ;
• Un compte bancaire professionnel ;
• L'inkan professionnel (le sceau de l'entreprise, qui servira à signer) ;
• La preuve d'enregistrement de la société auprès du ministère compétent.

Tous ces éléments constituent des preuves tangibles de l'existence et de la viabilité de votre entreprise. En ce qui concerne le lieu d'activité, il vous faudra le louer avant de recevoir la réponse de l'immigration. Il en va de même pour le site Web, qui devra être créé avant la demande de visa. Vous ne présentez pas un projet d'entreprise, mais une entreprise déjà en activité.

Toutes ces démarches s'effectuent en japonais. Assurez-vous de maîtriser la langue avant de les entreprendre. Vous pouvez faire appel à un conseiller juridique spécialisé en droit administratif (gyoseishoshi), professionnel qui prendra en charge l'ensemble des formalités et assurera la liaison entre vous et les services d'immigration. Il transmettra également la demande d'enregistrement de l'entreprise auprès du ministère compétent (en fonction de votre domaine d'activité).

Si vous faites appel à un conseiller juridique spécialisé, vous devez lui transmettre l'ensemble de votre dossier. La procédure d'enregistrement de l'entreprise peut durer en moyenne 6 mois. Elle peut être raccourcie à 3 semaines à 1 mois si vous passez par un conseiller spécialisé. Les frais à régler varient entre 300 000 et 500 000 yens (comprenant les honoraires du conseiller et les frais d'enregistrement de la société).

Le traitement de dossier pour l'obtention d'un visa de chef d'entreprise au Japon

L'instruction des demandes de visa de chef d'entreprise prend généralement trois mois à compter de la date de dépôt. Toutefois, ce délai peut être allongé si le bureau de l'immigration est surchargé ou s'il requiert des pièces complémentaires.

Voici le déroulement général de la procédure de demande de visa de dirigeant d'entreprise :

• Définition détaillée du projet d'entreprise ;
• Création de la société (2 à 4 semaines) ;
• Obtention de la licence d'exploitation auprès du gouvernement régional (si nécessaire) ;
• Préparation des documents de preuve pour la demande de visa ;
• Soumission de la demande au bureau de l'immigration ;
• Période d'examen (3 mois) ;
• Demande de documents supplémentaires, si nécessaire ;
• Notification de l'autorisation ou de la désapprobation.

La création d'une entreprise à partir d'un plan d'affaires bien élaboré peut prendre de 2 à 4 semaines. La préparation des documents de demande de visa, quant à elle, nécessite généralement environ un mois. Il faut donc compter approximativement 4 mois entre le dépôt de la demande de création d'entreprise et la réception de la notification d'autorisation de visa, en considérant un délai de 2 à 4 semaines pour la création de l'entreprise.

La procédure complète peut prendre de 4 à 5 mois, mais ce délai est susceptible de varier en fonction du statut de l'autorisation demandée. Il est donc recommandé de prévoir un délai plus long et des fonds supplémentaires avant de démarrer votre activité, afin de parer à toute éventualité.

Créer une entreprise au Japon : conseils supplémentaires

Il est fortement conseillé d'apprendre le japonais avant de créer son entreprise au Japon ou d'y obtenir de l'aide. Les procédures administratives y sont en japonais et requièrent un niveau bilingue ou expert pour les comprendre et les mener à bien. Même si vous n'êtes pas parfaitement bilingue, il est essentiel d'avoir un niveau suffisant pour pouvoir suivre vos dossiers et rester autonome. N'hésitez pas à solliciter l'aide d'un conseiller spécialisé dans le domaine de la création d'entreprise au Japon. Ne minimisez pas la complexité du droit japonais, même les entrepreneurs japonais ont recours à ce type de service.

Avant (et après) votre arrivée au Japon, prenez le temps de vous renseigner sur la culture d'entreprise japonaise.

Bon à savoir :

L'immigration japonaise vous permet de combler un déficit pendant la première année, mais pas au-delà. Vous risquez de perdre votre visa si vous êtes à nouveau en déficit la deuxième année. En cas de circonstances exceptionnelles (crise sanitaire, par exemple), l'administration peut vous accorder un délai supplémentaire. Il vous incombe de fournir des preuves solides de votre situation financière.

Liens utiles :

JETRO : créer une entreprise au Japon

Agence des services d'immigration du Japon

Ministère de l'Économie, du Commerce et de l'Industrie du Japon

Japan visa

J-Startup

Startup Visa