Julia è tornata in Cina nel 2019 ed è andata a comprare un biglietto del treno. Ha presentato diverse banconote da 100 yuan al bigliettaio che le ha lanciato uno sguardo perplesso. “Ha WeChat Pay?”, le ha chiesto. Julia aveva installato la popolare app di chat sul suo telefono, ma non aveva idea che, nel periodo in cui è mancata dalla Cina, WeChat Pay avesse completamente sostituito le transazioni in contanti, dalle operazioni bancarie alle transazioni quotidiane. Per il bigliettaio della stazione, vedersi consegnare una banconota da 100 yuan, è stato un vero e proprio “tuffo nel passato”.
Julia non è la sola ad essersi trovata in questa situazione. Molti espatriati devono fare i conti con un modo diverso di "fare le cose" rispetto a quello cui erano abituati. Una delle differenze più frequenti e significative riguarda la gestione online piuttosto che su carta. Questo aspetto è complicato dal fatto che queste differenze riguardano aspetti cruciali della vita di un espatriato: la richiesta della residenza, l'apertura di un conto corrente bancario, l'acquisto di un'assicurazione sanitaria, la prenotazione di un appuntamento medico e altro ancora.
Quando i Paesi lavorano sulla carta: come adattarsi
In alcuni Paesi, molte procedure ufficiali si svolgono con metodo cartaceo. Per gli espatriati significa che dovranno gestire un grande volume di documenti sconosciuti, molto probabilmente in una lingua straniera e spesso con opzioni di traduzione limitate.
Prendiamo ad esempio la Germania. In molte discussioni su Reddit si parla della “ostinata” dipendenza di questo Paese dalle pratiche burocratiche tradizionali. Mentre alcuni lamentano che molte procedure potrebbero essere semplificate con un passaggio al digitale, altri vedono gli archivi cartacei come un modo più sicuro e meno invasivo di gestire i dati personali.
Una situazione simile si riscontra in Francia. La burocrazia francese è nota per affidarsi a documenti cartacei. Se sei un espatriato in Francia, è probabile che tu debba fare più copie dello stesso documento, e autenticarle. Il processo richiede tempo e un bel po' di pazienza, soprattutto se non parli francese.
Sorprende che anche il Giappone mantenga una burocrazia cartacea, soprattutto per quanto riguarda le pratiche d'immigrazione e l'assistenza sanitaria; un risvolto inaspettato per molti espatriati che associano l'Asia in generale, e il Giappone in particolare, a tutto ciò che è high-tech. Ma quando si tratta di formalità burocratiche, il Giappone propende per la carta. Tanti moduli governativi vanno compilati a mano e bisogna far apporre dei timbri ufficiali chiamati "hanko" al posto della firma.
Questo connubio di modernità e tradizione ha sorpreso Ivan, che si è trasferito in Giappone con un programma studentesco. “Appena arrivato in Giappone ho passato una settimana tra i self-service 7/11 e i distributori automatici di ramen - sono anche andato a un'esposizione di robot. Tuttavia, quando si è trattato di completare le pratiche per il mio visto studentesco, ho dovuto compilare una montagna di documenti. Onestamente, mi aspettavo che tutto si svolgesse online o tramite un'applicazione semi-automatica per iPhone. Ma il Giappone è pieno di sorprese”.
L'India è un altro caso interessante. Nonostante la forte spinta del governo verso la digitalizzazione, molti procedimenti burocratici, tra cui la richiesta del visto e l'apertura di un conto bancario, sono ancora vincolati alla documentazione cartacea. A complicare le cose, oltre alla mole di documenti da complicare, è che alcuni vanno inoltrati in formato cartaceo e altri per via digitale.
Cosa devi fare quando hai a che fare con un sacco di scartoffie in un Paese straniero e in una lingua che non conosci?
Innanzitutto, preparati a tradurre. Avere a che fare con documenti in una lingua straniera può essere stressante. Anche se la traduzione in inglese è riportata sul documento stesso, a volte può essere di scarsa qualità e generare confusione. La funzione fotocamera di Google Translate può salvarti letteralmente la vita, soprattutto se hai bisogno di una traduzione immediata. In ogni caso, quando si tratta di documenti importanti, è sempre meglio affidarsi a un traduttore professionista che ti aiuti a decifrare le diciture specifiche.
In secondo luogo, chiedi aiuto alle comunità di espatriati e ai forum locali. Molti espatriati hanno avuto a che fare con quello che stai affrontando e potranno darti consigli pratici. Consulta i gruppi Facebook e i forum per gli espatriati.
In alcune nazioni, trovi agenzie specializzate o consulenti freelance che assistono a pagamento gli espatriati nel disbrigo delle pratiche burocratiche.
La ricerca è fondamentale. Può farti risparmiare un sacco di tempo e di fatica. Verifica quali sono i documenti di cui hai bisogno e in che uffici vanno richiesti. Cerca anche il contatto di un notaio, perché molto probabilmente ti servirà per autenticare le traduzioni.
Le pratiche burocratiche in alcuni Paesi possono richiedere più tempo del previsto. In questo caso, armati di pazienza. È buona norma iniziare le pratiche il prima possibile, in modo da avere tutto il tempo necessario per raccogliere i documenti richiesti.
Quando i Paesi operano in modo digitale: come adattarsi
Mentre alcuni Paesi restano fedeli alla carta, altri sono passati al digitale. Nella maggior parte dei casi, questo semplifica le cose per gli espatriati. Ma può anche presentare una serie di problematiche. Anche se a prima vista tutto può sembrare meno complesso, navigare in un contesto digitale richiede la conoscenza della lingua e degli strumenti tecnologici locali.
L'Estonia viene spesso definita la “Silicon Valley d'Europa”. Questo perché è fortemente impegnata in tutto ciò che è digitale - i suoi residenti possono persino votare online. La propensione alla tecnologia significa, di contro, che gli espatriati devono essere a loro agio nel mettere online tutta la loro vita.
Elena si è trasferita in Estonia con un visto per nomadi digitali, lanciato nell'agosto del 2020. “Quando mi sono trasferita in Estonia con un visto per nomadi digitali, avevo già familiarità con il funzionamento delle cose, compreso l'inoltro di documenti online. Ma quando si è trattato di firmare un documento d'identità digitale e di collegarlo a tutti i servizi governativi, ammetto che ho dovuto chiedere aiuto per capire tutto. E' stata una fase a parte del mio trasferimento: conoscere il Paese dal punto di vista digitale”.
Allo stesso modo, anche la Corea del Sud è iperconnessa. Qui troverai soluzioni digitali per quasi tutto, dall'acquisto di biglietti per i trasporti pubblici alla consultazione delle cartelle cliniche. Ma se da un lato avere a disposizione così tante informazioni online è comodo, dall'altro può risultare opprimente, soprattutto per chi è alle prime armi con questo concetto.
Quindi, come puoi abituarti a fare le cose in digitale?
Come sempre, inizia con la ricerca. Cerca le piattaforme utilizzate per le pratiche burocratiche nella tua nuova destinazione e provale prima di arrivare. Puoi scaricare le applicazioni necessarie, creare un account e vedere come funzionano.
Informati sulle politiche di protezione dei dati. Ad esempio, nell'UE i dati digitali sono protetti dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), mentre negli Stati Uniti e in Canada dal CAN-SPAM Act. Assicurati di utilizzare sempre reti sicure e password forti e considera l'utilizzo di una VPN per proteggere i tuoi dati online.
Metti in conto gli intoppi tecnologici. Per quanto efficienti possano essere le piattaforme digitali, a volte non funzionano. Ciò può essere dovuto a problemi di sistema o alla tua scarsa dimestichezza con il sistema. Qualunque sia la ragione, prevedi eventuali ritardi e organizzati con largo anticipo.
In conclusione, quando si tratta di sbrigare delle pratiche all'estero, cartacee o via digitale, ci sono sempre delle sfide da superare. La chiave è la preparazione: più cose in anticipo sai sullo svolgimento delle pratiche, maggiori sono le possibilità che l'intero processo sia fluido.
